Составление первичных документов бухгалтерского учета и счетов-фактур в электронном виде. Возможно ли такое?
Составление первичных документов бухгалтерского учета и счетов-фактур в электронном виде. Возможно ли такое?
Современное развитие цифровых технологий достигло одного из самых консервативных (в хорошем смысле слова) ведомств: 05.10.2011. Федеральная налоговая служба РФ выпустила циркулярное письмо N ЕД-4-3/16368@ "Об отдельных вопросах применения электронных документов”. Наконец-то Федеральная налоговая служба согласилась с тем, что первичные учетные документы на бумажном носителе и в электронном виде являются равнозначными (имеют одинаковую юридическую силу) и возлагают идентичные права и обязанности на субъекты хозяйственной деятельности.
Таким образом, теперь организации могут не опасаться негативных последствий внедрения в практику хозяйственных отношений обмен документами (договорами, актами, товарно-транспортными накладными и т.п.), составленными в электронном виде.
Для этого требуется соблюдение всего лишь двух условий:
- Форма и содержание электронных документов должна соответствовать требованиям п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.
- Электронный документ должен быть подписан электронной цифровой подписью.
Согласно п.2 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете” первичные учетные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, в т.ч. наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Вместо личных подписей указанных лиц электронные документы подписываются электронными цифровыми подписями, которые согласно ст.6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" равнозначны собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Отношения в области получения и использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок и иных юридически значимых действий, регулируются вышеупомянутым Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".
В связи с применением электронных документов возникает вопрос, каким образом следует представлять первичные документы, составленные в электронном виде, в случае истребования их налоговыми органами?
Порядок направления требования о представлении документов, а также их представления в электронном виде установлен приказом ФНС России от 17 февраля 2011 г. № ММВ-7-2/168@.
Требование о представлении документов формируется на бумажном носителе, подписывается и регистрируется в налоговом органе. Не позднее следующего рабочего дня Требование о представлении документов формируется в электронном виде, подписывается электронной цифровой подписью (ЭЦП) уполномоченного должностного лица налогового органа и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогоплательщика. При этом налоговым органом фиксируется дата его отправки налогоплательщику.
Налоговый орган в течение следующего рабочего дня после дня отправки Требования о представлении документов в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен получить:
- подтверждение даты отправки;
- квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные ЭЦП налогоплательщика.
Истребуемый документ, составленный в электронном виде по установленным форматам и содержащий реквизиты принятого Требования о представлении документов, подписывается ЭЦП налогоплательщика и направляется по телекоммуникационным каналам связи в адрес налогового органа. При этом фиксируется дата отправки Истребуемого документа налоговым органом.
Налогоплательщик в течение следующего рабочего дня после дня отправки Истребуемого документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи должен получить:
- подтверждение даты отправки;
- квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме, подписанные ЭЦП налогового органа.
Таким образом, если истребуемые у налогоплательщика электронные документы составлены по установленным форматам, он вправе направить их в налоговый орган в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Если запрашиваемый документ составлен не по установленным форматам, он подается в налоговый орган на бумажном носителе в виде заверенной налогоплательщиком копии с отметкой о его подписании квалифицированной электронной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина РФ от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521)7
В аналогичном порядке возможно и выставление электронных счетов-фактур.
Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи утвержден приказом Минфина РФ от 25 апреля 2011 г. N 50н.
Таким образом, в настоящее время полностью сформирована законодательная база, позволяющая организациям перейти на электронный документооборот.